RPWDL 2.0 – tworzymy system dopasowany do potrzeb użytkowników. Warsztaty UserKon. | Centrum e-Zdrowia

Jak będzie przebiegać migracja  

Migracja danych Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL) z wersji 1.0 do wersji 2.0 zostanie wdrożona w dwóch etapach:

• 11 kwietnia br. – dla podmiotów leczniczych,
• 16 maja br. – dla praktyk zawodowych.

Szczegóły migracji danych i okresów przejściowych dla poszczególnych grup znajdziesz na stronie rejestru.

Cel warsztatów

Zorganizowaliśmy te spotkania, aby móc dostosować system do realnych potrzeb użytkowników. Agendy warsztatów zostały opracowane na podstawie zebranych uwag i sugestii, co pozwoliło skupić się na kluczowych aspektach korzystania z nowej wersji rejestru. Dzięki temu możemy wspólnie wypracować rozwiązania, które usprawnią codzienną pracę organów rejestrowych i innych użytkowników systemu. 

Warsztaty z Izbami Lekarskimi

13 grudnia 2024 r. i 10 stycznia 2025 r. zorganizowaliśmy warsztaty dla Izb Lekarskich, na które zaprosiliśmy Naczelną Izbę Lekarską oraz wszystkie okręgowe Izby Lekarskie. Spotkanie poskutkowało szesnastoma wnioskami o zmianę. Duża część omawianych zagadnień została już wdrożona, m.in.:

• możliwość ręcznego dodawania nr budynku i kodu pocztowego – zrealizowane,
• stabilizacja działania funkcjonalności porównywania wniosku z księgą - zrealizowane,
• dodanie kodu OR przy księdze na liście wniosków - zrealizowane.

Warsztaty z Izbami Pielęgniarek i Położnych

20 lutego 2025 roku odbyły się warsztaty z grupą uczestników reprezentujących Naczelną Izbę Pielęgniarek i Położnych oraz wszystkie izby okręgowe. Z uwagi na brak możliwości omówienia wszystkich zgłoszonych zagadnień, zorganizowaliśmy drugie spotkanie. Odbyło się ono 25 marca br.  

Spośród 45 izb okręgowych, do których skierowaliśmy prośbę o podzielenie się uwagami dotyczącymi korzystania z RPWDL 2.0, 16 z nich przesłało wiele cennych spostrzeżeń. Dotyczyły one m.in.:  

• wyszukiwania zakładów leczniczych – w tym zakresie zostanie udostępniona wyszukiwarka po migracji danych do RPWDL 2.0,
• trudności we wprowadzaniu 14-znakowego numeru REGON – problem zostanie rozwiązany w momencie udostępnienia wyszukiwarki,  
• widoczności wszystkich pozycji w zakresach udzielanych świadczeń – zarejestrowany wniosek o zmianę w tym zakresie.

Dzięki przesłanym uwagom zarejestrowanych zostało pięć wniosków o zmianę w RPWDL 2.0, które będą wdrażane zgodnie z przydzielonymi im priorytetami. Siedem propozycji dotyczyło zmian, które są już przedmiotem zarejestrowanych wcześniej wniosków o zmianę.

Warsztaty z Krajową Izbą Diagnostów Laboratoryjnych

Warsztaty z KIDL odbyły się 21 lutego 2025 r. Podczas warsztatów omówione zostało zgłoszone przez Izbę zagadnienie dotyczące sposobu prezentacji danych w raportach generowanych w RPWDL. Zaprezentowano sposób, dzięki któremu pobrany raport poprawnie prezentuje dane oraz instrukcję, która będzie ten proces opisywać.  

W dalszej części warsztatów zostały omówione bieżące zagadnienia, które wymagały wyjaśnienia m.in. kwestię związaną z poprawnym wprowadzaniem 14-znakowego numeru REGON oraz nazwy zakładów leczniczych.  

Warsztaty z Urzędami Wojewódzkimi

Podobnie jak w przypadku izb pielęgniarek i położnych, dla przedstawicieli Urzędów Wojewódzkich również zorganizowaliśmy dwa spotkania. Odbyły się one 5 i 12 marca 2025 r. Urzędy Wojewódzkie jako organy rejestrowe dla podmiotów leczniczych, wnoszą do dyskusji głos na temat użytkowania rejestru z innej perspektywy.

Prośbę o uwagi skierowaliśmy do wszystkich 16 Urzędów Wojewódzkich. W odpowiedzi na prośbę otrzymaliśmy wiele cennych spostrzeżeń z 13 instytucji. Uwag i sugestie dotyczyły m.in.:

• przeniesienia uprawnień do ksiąg rejestrowych z RPWDL 1.0 do RPWDL 2.0 – zgodnie z założeniami migracyjnymi, uprawnienia te zostaną przeniesione do nowej wersji systemu,
• wprowadzenia funkcji generowania powiadomień e-mail po dekretacji wniosku w systemie – w tej sprawie jest zarejestrowany wniosek o zmianę,
• wprowadzenie informacji dla wnioskodawcy przed wysłaniem wniosku o dokonaniu opłaty za wniosek z podaniem konkretnej kwoty za wniosek o wpis i wniosek o zmianę -takie dane będą dostępne po konfiguracji parametrów do ePłatności.  

Przesłane przez Urzędy Wojewódzkie uwagi i propozycje przełożyły się na zarejestrowanie 14 wniosków o zmianę w RPWDL 2.0. Jedenaście propozycji dotyczyło zmian, które już są procedowane, zaś 4 są analizowane pod względem rejestracji wniosków o zmianę.  

Będą one wdrażane zgodnie z nadanymi priorytetami. Podobnie jak w przypadku warsztatów dla izb pielęgniarek i położnych, również w tym przypadku konieczne było zorganizowanie kolejnego spotkania, aby omówić wszystkie zgłoszenia przesłane przez Urzędy Wojewódzkie.  

Krajowa Izba Fizjoterapeutów

Krajowa Izba Fizjoterapeutów należy do grupy roboczej. W związku z tym wszelkie wnioski o zmianę są omawiane i rejestrowane w ramach bieżących spotkań. 

Ocena warsztatów

Zależy nam na dobrej współpracy z użytkownikami. Chcemy rozwijać nasze produkty tak, aby były jak najbardziej użyteczne. Poprosiliśmy uczestników o ich ocenę i wyniki mówią same za siebie – aż 82% wystawiło najwyższą ocenę (5), a pozostałe 18% oceniło je na 4 w pięciostopniowej skali. To jednak nie wszystko! Na pytanie o gotowość do polecenia kolejnych warsztatów innym uczestnikom, aż 79% odpowiedziało maksymalną oceną 10, a kolejne 16% wskazało 9. To dowód, że spotkania były nie tylko wartościowe, ale wręcz niezbędne dla uczestników.  

Takie warsztaty są konieczne, ponieważ pozwalają nam wsłuchać się w głos organów rejestrowych i użytkowników systemu RPWDL. Dzięki nim udało się wyjaśnić kluczowe kwestie i wspólnie wypracowywać rozwiązania, które czynią system bardziej intuicyjnym, funkcjonalnym i dopasowanym do realnych potrzeb.  

Lista zaproponowanych zmian: 

• dodanie starych specjalizacji lekarskich do słownika - zrealizowane,
• możliwość ręcznego dodawania nr budynku i kodu pocztowego – zrealizowane,
• zaświadczenie - nieczytelne ze względu na powtarzające się wpisy o rodzaju praktyk – zrealizowane,
• dodanie kodu OR przy księdze na liście wniosków - zrealizowane,
• dodanie numeru KR na wniosku o zmianę i wykreślenie - zrealizowane,
• informacja o e-płatności na podglądzie wniosku – zrealizowane,
• oznaczenie OR na listach ksiąg rejestrowych – zrealizowane,
• wezwanie do uzupełnienia - po podpisie poświadczenia przekierowanie do wezwania – zrealizowane,
• dodanie na liście wniosków i formularzy po stronie OR, szybkiego filtra "Zwrócone do korekty" - zrealizowane,
• usunięcie podziału na sekcje w uchwale i decyzji + dodanie podstawy prawnej – zrealizowane,
• zmiana rozmieszczenia kolumn w sekcji z rodzajami praktyk zawodowych we wnioskach i formularzach – zrealizowane,
• wielokrotne podpisywanie dokumentów (wezwania, decyzje/uchwały) - zrealizowane,
• podgląd kompaktowy (tabelaryczny) Ksiąg Rejestrowych dla Podmiotów Leczniczych – zrealizowane,
• wyszukiwania zakładów leczniczych – w tym zakresie zostanie udostępniona wyszukiwarka po migracji danych do RPWDL 2.0,
• trudności we wprowadzaniu 14-znakowego numeru REGON – problem zostanie rozwiązany w momencie udostępnienia wyszukiwarki,  
• widoczności wszystkich pozycji w zakresach udzielanych świadczeń – zarejestrowany wniosek o zmianę w tym zakresie,
• modyfikacji zaświadczeń i ksiąg rejestrowych w zakresie dodania tytułu zawodowego odrębnie dla pielęgniarek, odrębnie dla położnych – temat wymagający dalszych uzgodnień,
• blokady możliwości przesyłania wniosków o wpis lub zmianę w przypadku niedołączenia wymaganych dokumentów – zostanie przygotowana przez Izby lista wymaganych dokumentów, która zostanie zaimplementowana do systemu,
• integracji dwukierunkowej RPWDL oraz CEIDG – temat wymagający dalszych uzgodnień,
• problemu z odnalezieniem i odczytaniem przez wnioskodawcę treści wezwania do uzupełnienia wniosku – jest zarejestrowany wniosek o zmianę, zgodnie z którym w menu bocznym będzie dodany licznik oraz możliwość przekierowania do wezwania,
• rozbieżności pomiędzy datę rozpoczęcia działalności w CEIDG, a datą w RPWDL – w tej kwestii jest zarejestrowany wniosek o zmianę, polegający na wyjaśnieniu sposobu uzupełniania daty przez wnioskodawcę,
• układu księgi rejestrowej – zostanie zarejestrowany wniosek o zmianę umożliwiający tabelaryczny układ księgi rejestrowej,
• edycji wniosków przez organy rejestrowe – wyjaśniono, że wnioski nie powinny być edytowane przez organy rejestrowe, a te które zawierają błędy, powinny być zwracane do korekty do wnioskodawcy,
• przeniesienia uprawnień do ksiąg rejestrowych z RPWDL 1.0 do RPWDL 2.0 – zgodnie z założeniami migracyjnymi, uprawnienia te zostaną przeniesione do nowej wersji systemu,
• możliwości tworzenia kolejnego nowego wniosku o zmianę wpisu przez podmiot leczniczy w przypadku, gdy wcześniej wygenerowany wniosek został przekazany do organu rejestrowego – system zawiera blokadę, która uniemożliwia złożenie kilku wniosków o zmianę do organu rejestrowego,
• wprowadzenia funkcji generowania powiadomień e-mail po dekretacji wniosku w systemie – w tej sprawie jest zarejestrowany wniosek o zmianę,
• dodanie blokady rejestracji w organie rejestrowym, w przypadku wykreślenia przez inny organ rejestrowy podmiotu z rejestru z urzędu z 3-letnim zakazem prowadzenia działalności - system uniemożliwia złożenie wniosku o wpis na numer NIP/REGON na który została założona 3 letnia blokada,
• umożliwienie zamieszczenia całości treści wezwania (wezwanie do uzupełnienia wniosku) we wniosku zwracanym wnioskodawcy - w przypadku wytworzenia wezwania poza aplikacją RPWDL - obecnie system uniemożliwia dołączania załączników, do rejestracji wniosek o zmianę w zakresie możliwości dodawania załączników,
• wprowadzenie informacji dla wnioskodawcy przed wysłaniem wniosku o dokonaniu opłaty za wniosek z podaniem konkretnej kwoty za wniosek o wpis i wniosek o zmianę -takie dane będą dostępne po konfiguracji parametrów do ePłatności,
• stabilizacja działania funkcjonalności porównywania wniosku z księgą - zrealizowane,
• podgląd wniosków o zmianę zawierający tylko modyfikacje - w trakcie realizacji, (zaplanowane do wdrożenia przed terminem migracji),
• dedykowane wsparcie powdrożeniowe dla RPWDL - przygotowane na wdrożenie. 

Projekt „Rejestr Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą 2.0” został dofinansowany przez Unię Europejską. #FunduszeUE